datasafe4VB

Ihr Online Profilmanagement

Die Sicherheit von persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität! Damit verbunden ist die sichere Speicherung & Übermittlung von „Reisenden-Profilen“, jenen Basisinformationen, die wir für jeden ordnungsgemäßen Buchungsablauf benötigen.

Mit „datasafe4VB“ (powered by Umbrella Faces) bieten wir eine Online-Plattform, in der Reisende ihr Profil selbst verwalten. Damit wird der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) vollinhaltlich entsprochen und der sogenannte Payment Card Industry Data Security Standard („PCI-DSS“ – zur verschlüsselten Übermittlung von Kreditkarten-Daten) gewährleistet.

Wie funktioniert´s?

  • E-Mail mit Zugangsdaten

    Sie erhalten per E-Mail Zugangsdaten mit einem Aktivierungslink für datasafe4VB (powered by Umbrella Faces).

  • Aktivierung / Passwort setzen

    In der Nachricht mit den Zugangsdaten werden Sie aufgefordert, ein neues Passwort zu setzen. Bitte klicken Sie auf den unteren Link (siehe dazu Beispiel).

  • Aktivierung / persönliche Profilseite

    Nachdem Sie Ihr Passwort über die Log-In-Seite neu gesetzt haben, werden Sie zu Ihrer persönlichen Profilseite weitergeleitet und können Ihre Daten jederzeit aktualisieren bzw. löschen.

  • Hinweis

    Der Link (Passwort) im E-Mail ist abgelaufen? Kein Problem, klicken Sie dennoch darauf und fordern Sie über „Zurück“ ein neues Passwort an (Link ist jeweils 48 Stunden gültig).

  • Buchung bei unseren Experten

    Die eingegebenen Daten übertragen sich automatisch in das jeweilige Reservierungssystem, auf das unsere Experten zugreifen. Profil-Inhaber erhalten so vollen Zugriff auf unser Netzwerk – mit entsprechenden Service- und Supportleistungen. Individuelle Präferenzen (Sitzplatzwünsche oder Vielfliegernummern lt. Profil) können ebenfalls berücksichtigt werden.

FAQs

Profilverwaltung

Unser Serviceteam kann nur Anfragen von aktiven „Profil-Inhabern“ in datasafe4VB bearbeiten. Durch die sichere Speicherung & Übermittlung der persönlichen Daten über die Schnittstellen, wird der DSGVO vollinhaltlich entsprochen und der PCI-DSS gewährleistet. Nur so erhalten Profil-Inhaber vollen Zugang zu unserem Experten-Netzwerk mit allen Serviceleistungen & Technologien. Wir ersuchen daher um Verständnis, dass unsere MitarbeiterInnen keine Buchungen ohne aktiviertem Profil in datasafe4VB annehmen können.

Wir ersuchen um Ihr Verständnis, falls etwaige (bisher vorliegende) Daten nicht mehr in datasafe4VB zu finden sind bzw. nochmals von Ihnen eingegeben werden müssen. Hinweis: Leistungsträger (wie z.B. Airlines) verlangen auch zunehmend mehr Informationen, die für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich sind, wie z.B. Geburtsdatum, Nationalität oder eine Mobilnummer (für Flugunregelmäßigkeiten) und sind daher im Formular verpflichtend auszufüllen.

Die Speicherung von persönlichen Daten muss der DSGVO entsprechen. Kreditkarten-Daten dürfen nur verschlüsselt (lt. PCI-DSS) übermittelt werden.  Mit der neuen Technologie von datasafe4VB (als Partner der Umbrella AG) ermöglichen wir höchste Standards an sicherer Datenspeicherung, Übermittlung und Weiterverarbeitung lt. unserer Datenschutzbestimmungen.

Bitte beachten Sie: Unser Buchungsteam kann nur mehr ausschließlich auf die von Ihnen in datasafe4VB eingegebenen Daten zugreifen – auch Vielflieger-Nummern und Referenzfelder (z.B. Personalnummer, Kostenstelle). Immer in Echtzeit aktualisiert & für unsere Profis somit jederzeit abrufbar.

Die erstmalige Aktivierung – durch Versand eines Links an die E-Mail-Adresse des Reisenden – muss durch den Reisenden (=Profil-Inhaber) persönlich erfolgen. Der Profil-Inhaber muss sein persönliches Passwort setzen. Auf eigenen Wunsch können die persönlichen Zugangsdaten (mit Passwort) für die weitere Bearbeitung intern weitergegeben werden. Die Kontaktdaten (wie E-Mail-Adresse) dürfen aber nicht von den Reisenden-Daten abweichen (wichtig für Synchronisation zu Buchungssystemen, Leistungsträgern etc.).

Alle Reisenden-Daten, die wir für den ordnungsgemäßen Buchungsablauf benötigen, sind in datasafe4VB einzugeben. Optional können Präferenzen (wie Vielfliegernummern, Sitzplatzwünsche etc.) eingeben werden, die bei jeder Anfrage seitens unserer MitarbeiterInnen berücksichtigt werden.

Bitte beachten Sie: Unser Buchungsteam kann nur mehr ausschließlich auf die von Ihnen in datasafe4VB eingegebenen Daten zugreifen – auch Vielflieger-Nummern und Referenzfelder (z.B. Personalnummer, Kostenstelle). Immer in Echtzeit aktualisiert & für unsere Profis somit jederzeit abrufbar.

Zusätzlich zu den bestehenden Firmenkreditkarten / Travel Account Karten können Sie eine (oder mehrere) persönliche Kreditkarten eintragen. Diese werden von unseren Experten benötigt, wenn generell keine Firmenkreditkarte vorliegt oder in Einzelfällen (z.B. für Internetbuchungen, Garantien) nicht verwendet werden kann. Hinweis: Markieren Sie das Feld „als Zahlungsform (Flugtickets) verwenden“, sofern dies in unserem System gespeichert werden soll.  Die eingegeben Kreditkarten-Daten übertragen sich im Formular und sind optional auszuwählen bei „Hotelgarantie“ bzw. bei „Garantie Mietwagen“.

User eines Online-Buchungstools

Nein, dies ist nicht notwendig. Für angelegte User eines firmenspezifischen Online-Buchungstools (cytric, Concur) erfolgt die Aktivierung für datasafe4VB automatisch bzw. synchron via neuer Schnittstelle. Persönliche Daten können (wie gewohnt) im Online-Buchungstool selbst verwaltet bzw. gelöscht werden (sofern keine Reisetätigkeit mehr besteht). Entsprechende Daten übertragen sich ebenfalls automatisch in das jeweilige Reservierungssystem, auf das unsere Experten („offline“) zugreifen und somit allen Profil-Inhabern vollen Zugriff auf unser Netzwerk – mit entsprechenden Service- und Supportleistungen – anbieten können.

Technologieanbieter / Datenverarbeitung

Umbrella Faces ist ein weltweit führendes, modernes und sehr flexibles Profilmanagement-System der Umbrella AG, das wir in Zusammenarbeit als Geschäftsreisebüro unseren Firmenkunden unter„datasafe4VB“  anbieten. Das Tool verfügt über eine Vielzahl von Echtzeit-Schnittstellen von und zu Systemen wie GDSs (aktuell bei uns Amadeus und Galileo) bzw. OBTs/Online-Buchungstools (aktuell bei uns cytric und Concur). Dies garantiert jederzeit und überall aktuelle Profildaten, reibungslose Buchungen und die Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Die Umbrella AG ist Teil der MIDOCO Group, mit Sitz in der Schweiz. Die MIDOCO Group ist in über 60 Ländern vetreten und verarbeitet jährlich 13 Milliarden Euro Reiseumsatz. Mehr Infos

Die Datenspeicherung in datasafe4VB (powered by Umbrella Faces) erfolgt in der Schweiz seitens des Technologiepartners Umbrella AG.

Umbrella nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie eingeben bzw. übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.  

Die Umbrella AG erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten (in datasafe4VB) nur, soweit sie für die Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung des Rechtsverhältnisses erforderlich sind (Bestandsdaten). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet. Personenbezogene Daten die über datasafe4VB  erhoben bzw. verarbeitet wurden, nutzt Umbrella nur soweit dies erforderlich ist, um uns als Verkehrsbüro Business Services die Inanspruchnahme des Dienstes zu ermöglichen.  

Die erhobenen Kundendaten werden  nach Deaktivierung („Löschen“-Button) seitens des Profil-Inhabers gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.